نحوه و اصول طراحی داشبوردهای پروژه

فرکانس به‌روزرسانی شما باید با الف) فرکانس به‌روزرسانی داده‌ها و ب) فرکانس دسترسی خود داشبورد مطابقت داشته باشد. با در نظر گرفتن همه این عوامل، بیایید به روند واقعی ایجاد یک داشبورد پروژه در بخش بعدی نگاه کنیم.

ایجاد داشبورد پروژه

فرآیند ایجاد داشبورد پروژه می تواند از نظر فنی چالش برانگیز باشد. شما به داده هایی در قالب مناسب و توانایی تبدیل آن به بینش عملی نیاز دارید.

با این حال، بیش از چالش‌های فنی، چیزی که بیشتر تلاش‌ها را با مشکل مواجه می‌کند، درک ضعیف از آنچه داشبورد واقعاً باید انجام دهد است. داشبوردی که داده های اشتباه را در قالب اشتباه نشان می دهد به کسی کمک نمی کند. بنابراین، اولین قدم شما باید این باشد که دقیقاً بفهمید به چه چیزی نیاز دارید و مهمتر از آن، چرا به آن نیاز دارید.

5 نکته ای که باید هنگام ایجاد داشبورد در نظر بگیرید

قبل از شروع ساخت داشبورد پروژه خود، این 5 مورد را شفاف سازی کنید:

1. هدف از داشبورد

داشبوردهای خوب همیشه هدفمند هستند. آنها چیزهای خاصی را برای کاربران خاص اندازه گیری می کنند. داشبورد پروژه متمرکز بر امور مالی شکل بسیار متفاوتی نسبت به داشبورد پروژه متمرکز بر عملیات خواهد داشت.

بنابراین، دو مورد اولی که باید تعریف کنید عبارتند از:

·        کاربرد داشبورد

·        هدف داشبورد (یعنی برای چه چیزی استفاده خواهد شد)

2. داده‌هایی که در حال حاضر ردیابی می‌کنید

داشبورد مدیریتی پروژه، البته، به داده ها بستگی دارد. اما همه این داده ها به یک اندازه مفید یا قابل استفاده نیستند.

با ایجاد یک کاتالوگ از تمام منابع داده خود شروع کنید. در حال حاضر چه داده هایی را در تمام سیستم های خود ردیابی می کنید؟ این در چه قالبی است؟ آیا می توانید آن را مستقیماً به سیستم داشبورد خود وصل کنید؟

در مرحله بعد، فهرستی از KPI های خود (شاخص های کلیدی عملکرد) تهیه کنید. این باید شامل KPIهای خاص آن داشبورد و همچنین KPIهایی باشد که برای سایر بخش های کسب و کار ردیابی می کنید.

3. قالب داشبورد

وقتی صحبت از قالب بهترین داشبورد مدیریتی می شود، باید به سه سوال پاسخ دهید:

·        چه کسی به داشبورد دسترسی خواهد داشت؟ الزامات اصلی آنها چیست؟

·        هر چند وقت یکبار به داشبورد دسترسی خواهند داشت؟

·        از کجا به داشبورد دسترسی خواهند داشت

خیلی به پاسخ این سوالات بستگی دارد. داشبورد های مدیریتی که فقط یک بار در ماه به آن دسترسی پیدا می کند می تواند به شکل یک گزارش ثابت باشد. موردی که روزانه قابل دسترسی است باید از طریق یک URL مشترک قابل دسترسی باشد.

به طور مشابه، اگر کاربران شما به داده‌های تازه به‌روزرسانی‌شده نیاز نداشته باشند، داشبورد استاتیک به خوبی انجام می‌شود. در غیر این صورت، می‌خواهید یک داشبورد پویا با برخی از قابلیت‌های سفارشی‌سازی به آنها ارائه دهید.

4. ملاحظات سبک

جدا از قالب، سبک داشبورد پروژه را نیز در نظر بگیرید. به کاربران هدفی که به داشبورد دسترسی خواهند داشت فکر کنید. آنها چه سطحی از پیچیدگی را در نمودارهای خود ترجیح می دهند؟ آیا آن‌ها دانش فنی خواندن طرح‌های Trellis را دارند یا باید به یک نمودار میله‌ای ساده‌تر بسنده کنید؟

همچنین رنگ ها و تم ها را در نظر بگیرید. آیا داشبورد باید از رنگ های شرکتی پیروی کند؟ آیا کاربران هدف زیبایی شناسی خاصی را ترجیح می دهند؟ آیا مشکلات دسترسی وجود دارد که باید نگران آن باشید؟

به طور کلی، ایده خوبی است که داشبورد خود را تا حد امکان آسان کنید. وضوح در هر داشبورد پروژه ای بر هوشمندی غلبه می کند.

5. ابزارهایی که به آنها دسترسی دارید

در نهایت، ابزارهایی را که به آنها دسترسی دارید یا استفاده از آنها راحت است (که ممکن است همیشه یکسان نباشند) در نظر بگیرید. اکسل ابزار پیش فرض برای هر نوع تلاش آماری است، اما ایجاد داشبوردهای پویا در اکسل به تخصص فنی زیادی نیاز دارد.

یک سیستم مدیریت پروژه جامد مانند Workamajig می تواند به شما کمک کند تا داشبوردهای دقیقی را از داده هایی که در حال حاضر دارید ایجاد کنید.

داشبورد مدیریتی قابل تنظیم Workamajig به شما نشان می دهد که آژانس شما چگونه توسط مشتری، مدیر حساب و خدمات انجام می شود

در بخش بعدی، روند واقعی ایجاد داشبورد پروژه را بررسی خواهیم کرد.