مشخصات داشبورد های مدیریتی و اجرایی

داشبورد های مدیریتی و اجرایی یک رابط کامپیوتری است که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را که افسران شرکت‌ها برای اداره مؤثر یک شرکت به آن نیاز دارند، نمایش می‌دهد. به عبارت ساده، یک ابزار گزارش‌دهی رایانه‌ای است که داده‌های مربوط به عملکرد سازمان را به صورت گرافیکی یا بصری ارائه می‌کند.

داشبورد های مدیریتی که گاهی به آن داشبورد استراتژیک نیز می‌گویند، در نظر گرفته شده است که به مدیران یک دید کلی از شرکت و نحوه عملکرد آن در برابر KPIهای ایجاد شده ارائه دهد.

هدف این است که داده‌های به‌روز و حتی در زمان واقعی را ارائه دهیم تا مدیران بتوانند هر زمان که نیاز باشد، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها بگیرند.

در فناوری اطلاعات (IT)، واژه داشبورد به یک رابط کاربری گرافیکی (GUI) اشاره دارد که اطلاعات را در قالبی که خواندن و تفسیر آن آسان است، سازماندهی و ارائه می کند. یک داشبورد اجرایی مؤثر به عنوان نقطه شروعی عمل می کند که از آنجا یک مدیر اجرایی شرکت می تواند قبل از کاوش عمیق در داده ها، تصویر بزرگ را درک کند.

ویژگی های کلیدی داشبورد اجرایی

داشبورد مدیریتی در نظر گرفته شده است تا اطلاعات عملی را به رهبران پرمشغله در قالبی با قابلیت پیمایش آسان ارائه دهد که بر اساس نیازهای منحصر به فرد کاربر بر اساس موقعیت آنها و دوم، سازمانی که در آن خدمت می کنند قابل تنظیم است.

مدیر اجرایی باید بتواند مشخص کند که داشبورد چه KPIهایی را بر اساس اینکه این KPIها با الزامات تاکتیکی کلی سازمان و اهداف استراتژیک مطابقت دارند، نشان دهد.

در یک یادداشت مشابه، داشبورد باید یک رابط قابل تنظیم داشته باشد تا مدیر اجرایی بتواند آن را بر اساس ترجیحات قابلیت استفاده پیکربندی کند. باید گزینه‌های مختلفی برای نحوه نمایش داده‌ها به صورت گرافیکی داشته باشد تا کاربر بتواند بهترین نحوه دریافت داده‌های مورد نیاز را برای تاثیرگذاری بیشتر تعیین کند.

برای به دست آوردن حداکثر ارزش، داشبورد باید قادر به استخراج داده‌های بلادرنگ از سیستم‌های متعدد درون سازمان باشد، از سیستم‌های سازمانی مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) گرفته تا برنامه‌های خاص بخش مانند برنامه حسابداری شرکت.

علاوه بر این، داشبوردهای مدیریتی باید دارای قابلیت‌های تجزیه و تحلیل باشد و کاربر بتواند اطلاعات برجسته‌شده را برای بازیابی، بررسی و تجزیه و تحلیل عمیق‌تر و با جزئیات بیشتر بررسی کند.

علاوه بر این، داشبورد مدیریتی باید دارای قابلیت‌های همکاری و اشتراک‌گذاری یا قابلیت ادغام با سیستم‌های همکاری باشد تا به کاربران امکان استفاده از این توابع را در صورت تمایل داشته باشند.

مشخصات داشبوردهای مدیریتی

ویژگی های یک داشبورد اجرایی موثر عبارتند از:

·        یک صفحه نمایش گرافیکی بصری که به طور متفکرانه چیده شده است و به راحتی قابل پیمایش است.

·        ساختاری منطقی در پشت داشبورد که دسترسی به داده های فعلی را آسان و سریع می کند.

·        نمایشگرهایی که می توانند سفارشی و دسته بندی شوند تا نیازهای خاص کاربر را برآورده کنند.

·        اطلاعات از چندین منبع، بخش یا بازار.

·        اهمیت داشبوردهای اجرایی

IBM تخمین زده است که جهان روزانه 2.5 کوئینتیلیون بایت داده تولید می کند.

اگرچه هر سازمانی تنها کسری از این داده ها را تولید می کند، اما هر سازمانی هنوز اطلاعات بیشتری از آنچه هر فردی می تواند بررسی کند تولید می کند. با این حال، مدیران به توانایی استفاده از این داده ها برای اتخاذ هوشمندانه ترین تصمیمات برای سازمان خود نیاز دارند.

داشبوردهای اجرایی این قابلیت را با ارائه سریع نمایش های گرافیکی داده های حیاتی ارائه می دهند. سپس مدیران می‌توانند داده‌های بلادرنگ را بررسی و تجزیه و تحلیل کنند تا آن‌ها را بدون صرف زمان با ارزش برای بررسی گزارش‌ها یا غرق شدن در موارد نامربوط، به اطلاعات قابل اجرا تبدیل کنند.

این دیدگاه سطح بالا، همراه با توانایی دقیق برای جستجوی جزئیات بیشتر در مورد اطلاعات خاص، نه تنها باعث صرفه جویی در وقت مدیران می شود، بلکه می تواند به آنها کمک کند تا عملکرد شرکت را بهتر پیگیری کنند، بینش بهتری در زمان واقعی نسبت به پویایی شرکت یا بازار به دست آورند و به آنها پاسخ دهند. سریعتر در برابر فرصت ها یا بحران ها -- که همه اینها می توانند به مدیران اجرایی کمک کنند تا عملکرد کلی شرکت را افزایش دهند.

نمونه های داشبورد اجرایی

داشبوردها می توانند بینش های استراتژیک، تحلیلی و/یا عملیاتی را متناسب با مدیران اجرایی با استفاده از داده های داشبورد ارائه دهند.

اگرچه برخی از مدیران اجرایی مانند مدیر ارشد ممکن است داشبوردی را ترجیح دهند که بتواند داده ها را در هر سه حوزه ارائه دهد، سایر مدیران ممکن است داشبوردهایی را ترجیح دهند که بیشتر متناسب با نیازهای خاص موقعیت آنها در سازمان باشد.

به عنوان مثال، یک افسر ارشد اطلاعات احتمالاً داشبورد خود را طوری پیکربندی می‌کند که داده‌های مربوط به مجموعه فناوری اطلاعات و معیارهای مرتبط با بخش فناوری اطلاعات، مانند زمان عملیاتی یا میانگین زمان بازیابی فناوری، را به جای KPIها برای کل سازمان، نمایش دهد.

به طور مشابه، مدیر ارشد مالی احتمالاً می خواهد داشبورد را بر اساس معیارهای مالی، اقتصادی و حسابداری پیکربندی کند. رئیس منابع انسانی داده‌های بی‌درنگ درباره مشارکت کارکنان، برنامه‌ها و سیاست‌ها می‌خواهد. مدیر ارشد بازاریابی می خواهد نمایش هایی را در مورد معیارهای مربوط به بخش خود، مانند KPIهای مربوط به فروش و تعامل با مشتری.