HRIS چیست؟ راهنمای کارشناس منابع انسانی

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی (HRIS) پرکاربردترین نرم افزار در حوزه منابع انسانی است. در این وبلاگ، مروری بر چیستی HRIS، عملکردهای اصلی آن و هر آنچه که برای داشتن یک درک اولیه از HRIS نیاز دارید، ارائه خواهیم داد.

HRIS چیست؟

HRIS مخفف Human Resources Information System است. HRIS سیستمی است که برای جمع آوری و ذخیره داده های کارکنان یک سازمان استفاده می شود. در بیشتر موارد، یک HRIS شامل عملکردهای اساسی مورد نیاز برای مدیریت منابع انسانی (HRM) است. این سیستمی برای استخدام، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه و موارد دیگر است.

یک HRIS به عنوان نرم افزار HRIS نیز شناخته می شود. این کمی گیج کننده است زیرا نشان می دهد که سیستم های مختلف می توانند نرم افزارهای مختلفی را روی آنها اجرا کنند. به هر حال، این چنین نیست. HRIS در اصل یک بسته نرم افزاری HR است.

HRIS می‌تواند بر روی زیرساخت‌های فنی خود شرکت اجرا شود یا که امروزه رایج‌تر است، مبتنی بر ابر باشد. این بدان معناست که نرم افزار منابع انسانی در خارج از محل شرکت اجرا می شود و به روز رسانی آن را بسیار آسان تر می کند.

مزایای HRIS چیست؟

همانطور که در برنامه گواهی HR دیجیتال خود بحث می کنیم، استفاده از HRIS دارای چندین مزیت واضح است. به همین دلیل است که شرکت ها در هر اندازه ای این ابزار را برای پشتیبانی از عملیات کارکنان خود اجرا می کنند. به طور مرکزی، HRIS اطلاعات کارکنان را نگه می دارد. سپس طیف گسترده ای از داده های کارکنان به راحتی در یک سیستم قابل دسترسی است.

·        ثبت سوابق. HRIS یک سیستم ثبت سوابق است که تغییرات مربوط به کارمندان را پیگیری می کند. HRIS می تواند به عنوان تنها منبع حقیقت در مورد داده های پرسنل دیده شود.

·        انطباق. برخی از داده ها به دلایل انطباق جمع آوری و ذخیره می شوند. این شامل مطالبی برای شناسایی کارمندان در صورت سرقت، کلاهبرداری یا سایر رفتارهای نادرست، اولین اطلاعات تماس در صورت بروز حوادث، اطلاعات هویتی شهروندان برای اداره مالیات و تاریخ انقضا برای صدور گواهینامه اجباری است. تمام این اطلاعات را می توان در HRIS ذخیره کرد. ضروری است که داده ها به صورت ایمن و ایمن مطابق با مقررات GDPR ذخیره شوند.

·        بهره وری. ذخیره همه این اطلاعات در یک مکان نه تنها به دقت کمک می کند بلکه باعث صرفه جویی در زمان می شود. برخی از شرکت ها هنوز اطلاعات زیادی در مورد کارمندان به عنوان اسناد فیزیکی نگهداری می کنند. پیدا کردن پوشه مناسب و مکان یابی برگه مناسب، می تواند زمان زیادی را برای کارکنان بگیرد.

استراتژی منابع انسانی HRIS امکان ردیابی داده های مورد نیاز برای پیشبرد استراتژی منابع انسانی و کسب و کار را می دهد. بسته به اولویت های سازمان، داده های مختلف برای ردیابی ضروری خواهد بود. اینجاست که HRIS می درخشد.

سلف سرویس منابع انسانی مزیت نهایی، توانایی ارائه سلف سرویس منابع انسانی به کارکنان و مدیران است. این به کارمندان امکان می دهد تا امور خود را مدیریت کنند. هنگامی که HRIS به درستی انجام شود، می تواند یک تجربه خوب برای کارمندان ارائه دهد. به خاطر داشته باشید که همه سیستم های HRIS این را به شیوه ای کاربر پسند ارائه نمی دهند!

کار با HRIS مزایای متعددی برای سازمان، منابع انسانی و کارمند دارد. استفاده از HRIS زمانی جالب می شود که بین 30 تا 50 کارمند داشته باشید.

در این زمان، مدیریت این اطلاعات اولیه در اکسل دست و پا گیر می شود و رویه های ساده مانند تأیید تعطیلات کارمندان باید استاندارد شوند.

استفاده از HRIS به ویژه برای سازمان های بزرگی که معمولاً از سیستم های پیشرفته HRIS برای پشتیبانی از عملکردهای مختلف منابع انسانی استفاده می کنند، سودمند است. کسب‌وکارهای کوچک با HRIS اساسی‌تر مناسب هستند.

توابع HRIS

انواع مختلفی از سیستم ها و نرم افزارهای HRIS وجود دارد. از آنجایی که یک HRIS تمام عملکردهای HR را در بر می گیرد، همه عملکردهای جداگانه بخشی از سیستم هستند. این قابلیت ها عبارتند از:

·        منابع انسانی مبتنی بر داده ها

·        تجزیه و تحلیل افراد

·        برنامه گواهی

·        یاد بگیرید که تخصص منابع انسانی خود را با تجزیه و تحلیل ترکیب کنید

·        یک تاثیر استراتژیک واقعی 100٪ آنلاین و خود گام.

سیستم ردیابی متقاضی (ATS). این نرم افزار تمامی نیازهای استخدامی شرکت را برطرف می کند. این اطلاعات نامزدها و رزومه‌ها را ردیابی می‌کند، استخدام‌کنندگان را قادر می‌سازد تا فرصت‌های شغلی را با نامزدهای مناسب از مجموعه درخواست شرکت مطابقت دهند، و به هدایت فرآیند استخدام کمک می‌کند.