3 روش تجزیه و تحلیل شغل که هر حرفه ای منابع انسانی باید بداند

تجزیه و تحلیل شغل در مدیریت منابع انسانی (HRM) به فرآیند شناسایی و تعیین وظایف، مسئولیت ها و مشخصات یک شغل معین اشاره دارد. این شامل مجموعه ای از داده های مورد نیاز برای تنظیم یک شرح شغل است که فرد مناسب را برای تکمیل نقش جذب می کند. تجزیه و تحلیل شغل در مدیریت منابع انسانی به تعیین سطح تجربه، صلاحیت ها، مهارت ها و دانش مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز یک کار کمک می کند.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

اکنون، بدیهی است که تعداد زیادی از تکنیک های مختلف وجود دارد که فرآیند تجزیه و تحلیل شغل را تسهیل می کند و منابع انسانی می تواند از آنها برای اطمینان از اینکه کارمند بهترین عملکرد خود را دارد (یا اصلاً برای این نقش مناسب هستند) استفاده کند.

با این حال، ما واقعاً می توانیم این سه روش تجزیه و تحلیل شغل را که هر متخصص منابع انسانی باید بداند خلاصه کنیم.

روش تجزیه و تحلیل شغل: مصاحبه

با استفاده از این روش تجزیه و تحلیل شغل، تحلیلگران شغل با افراد متصدی مصاحبه انجام می دهند تا اطلاعاتی را در مورد وظایف آنها و نحوه مقابله آنها با آنها جمع آوری کنند. بسته به فرهنگ شرکت شما، مصاحبه ها می توانند ساختارمند و بدون ساختار باشند.

مصاحبه‌های ساختاریافته از یک رویکرد سیستماتیک پیروی می‌کنند که در آن با کارمندان به‌طور دقیق و مداوم و بر اساس یک قالب از پیش تعیین‌شده مصاحبه می‌شود. در یک مصاحبه ساختاریافته، معمولاً می بینید که:

·        از همه مصاحبه شوندگان به ترتیب سوالات یکسانی پرسیده می شود.

·        مصاحبه‌کنندگان پاسخ‌ها را با معیارهای استاندارد ثبت، مقایسه و ارزیابی می‌کنند.

·        حتی اگر مصاحبه کننده تغییر کند، روند مصاحبه ثابت می ماند.

·        به لطف این سازگاری، مصاحبه های ساختاریافته از پایایی و اعتبار بالایی برخوردار هستند.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

از سوی دیگر، مصاحبه‌های بدون ساختار، بدون ساختار از پیش تعیین‌شده آشکار می‌شوند. فرآیند مصاحبه به صورت مکالمه و بدون سوال خاصی از پیش تعریف شده انجام می شود. با این وجود، مصاحبه کننده باید هدف و تمرکز مصاحبه را برای کارمندان روشن کند. یعنی هدف از مصاحبه درک بهتر نقش شغلی آنها به منظور بهبود یا اصلاح نقش آنهاست. در یک مصاحبه بدون ساختار، معمولاً می بینید که:

مصاحبه شوندگان ممکن است سؤالات مختلفی دریافت کنند یا سؤالات مشابهی ممکن است به ترتیب متفاوتی پرسیده شود.

مصاحبه‌کنندگان همیشه از معیارهای استاندارد برای ضبط، مقایسه و ارزیابی پاسخ‌ها استفاده نمی‌کنند.

فرآیند مصاحبه بسته به مصاحبه کننده متفاوت است.

استفاده از مصاحبه به عنوان تنها روش تجزیه و تحلیل شغل دارای اشکالات متعددی نیز می باشد. یکی از معایب استفاده از روش تجزیه و تحلیل شغل مصاحبه این است که کارکنان ممکن است جزئیات حیاتی را اغراق کنند یا از قلم بیاندازند. برای غلبه بر این مشکل احتمالی، متخصصان منابع انسانی و تحلیلگران شغل باید با بیش از یک کارمند در یک موقعیت (در صورت وجود) مصاحبه کنند. این نتایج و داده های قابل اعتمادتری را برای تحلیلگران شغل و متخصصان منابع انسانی فراهم می کند تا با آنها کار کنند.

این را به عنوان یک مطالعه علمی در نظر بگیرید که در آن شما به مجموعه بزرگتری از مشتریان نیاز دارید تا نتایج را محکم کنید. شما نمی توانید نحوه عملکرد یک نقش را تنها با نظر یک نفر تعیین کنید - شما به یک نمونه بزرگتر نیاز دارید تا ببینید چه چیزی در کل یکسان و متفاوت است.

روش تجزیه و تحلیل شغل: پرسشنامه

همانطور که از نام آن پیداست، روش تجزیه و تحلیل شغل پرسشنامه ای مستلزم پر کردن فرم هایی از جمله پرسشنامه از کارکنان، سرپرستان و مدیران است. این یکی از پرکاربردترین روش های تجزیه و تحلیل شغل است، زیرا ایجاد آن ارزان است و به راحتی می توان آن را با سرعت بیشتری بین افراد متعدد توزیع کرد. پرسشنامه ها می توانند اشکال مختلف سوال مانند سوالات باز، چند گزینه ای، چک لیست یا ترکیبی از همه آنها داشته باشند.

روش های تجزیه و تحلیل شغل

پرسشنامه‌های مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل شغل، داده‌هایی را در مورد تمام جنبه‌هایی که بر نحوه تکمیل یک کار تأثیر می‌گذارند، از جمله عوامل داخلی و خارجی، جمع‌آوری می‌کند. اینها رایج ترین حوزه هایی هستند که پرسشنامه ها روی آنها تمرکز دارند:

·        دانش، مهارت، تجربه و شایستگی

·        انجام وظایف روزانه

·        وظایف کمتر انجام می شود

·        تجهیزات و مواد مورد استفاده برای انجام وظایف

·        زمان صرف شده برای وظایف شغلی مختلف

·        ورودی فیزیکی و عاطفی

·        سطح رضایت شغلی

·        حقوق و دستمزد

·        شرایط کاری

·        نظرات اضافی

اگرچه پرسشنامه ها به شروع فرآیند تجزیه و تحلیل شغل کمک می کنند، اما برای جمع آوری داده هایی که هم قابل اعتماد و هم مفید باشند کافی نیستند. آنها فقط سطح تحلیل شغل را خراش می دهند. در واقع، پرسشنامه ها دارای معایب متعددی هستند، مانند تفسیر نادرست سؤال، نرخ بالای عدم پاسخ و اطلاعات نادرست ارائه شده توسط شرکت کنندگان. و داده های نادرست کاملاً برعکس آن چیزی است که تحلیلگران شغل به دنبال آن هستند.